Kledingbeleid DVS’33 Ermelo

Doelstelling
DVS’33 Ermelo wil met haar kledingbeleid bewerkstelligen dat de gehele vereniging met een uniforme outfit rondloopt. Dit geeft een correcte, verzorgd en professionele uitstraling. Ieder spelend DVS-lid krijgt dan ook een wedstrijdshirt en een voetbalbroek in bruikleen. Het DVS-bestuur heeft zich ten opzichte van de kledingleverancier verplicht een merk te voeren. Voor de sokken geldt hetzelfde. Voor dit laatste vraagt het bestuur speciale aandacht omdat er geconstateerd is dat er regelmatig spelers zijn die zich niet aan de originele clubsokken houden.

Fiscale aspecten
Het verstrekken van kleding is onderhevig aan bepaalde fiscale aspecten. Over de waarde van de kleding in natura dient btw te worden afgedragen. Indien men zich niet houdt aan het kledingbeleid van DVS’33 Ermelo, dan zal het bestuur de eventuele financiële gevolgen in rekening brengen bij de initiatiefnemers.
De kosten hiervan worden de spelende leden via de contributie in rekening gebracht. Deze, door de algemene vergadering vastgestelde bijdrage, wordt bij de eerste contributie-inning van het verenigingsjaar geïncasseerd. Dit is een belangrijke inkomstenbron voor de vereniging en wordt gebruikt voor aanschaf van nieuwe kleding en voetbalmateriaal.
 
Voetbalsokken
De sokken zitten niet in het kledingpakket en moeten door de leden zelf worden aangeschaft. De voorgeschreven specificatie is geelzwart geringd. De sokken zijn verkrijgbaar bij onze kledingleverancier Telstar in Harderwijk en, bij aanvang van het nieuwe voetbalseizoen, aan het buffet in de DVS-kantine.

Uitgangspunten kledingbeleid

• Het DVS-bestuur is een sponsorovereenkomst aan gegaan met een kleding- en materiaalaanbieder. Daar staan verplichtingen tegenover op het gebied van afname en te voeren merken.
• Indien sprake is van sponsoring van wedstrijdkleding door derden wordt er altijd door het DVS-bestuur een sponsorovereenkomst opgesteld, volgens de bij DVS geldende regels en procedures. Onderhands geregelde overeenkomsten waarbij de zaken buiten het bestuur om zijn geregeld worden door het bestuur niet getolereerd. Voor overige kleding geldt aanmeldingsplicht bij het bestuur en akkoord bevinding door het bestuurslid commerciële zaken. Een en ander zal dan worden vastgelegd.
• Met wedstrijdkleding wordt dus altijd bedoeld voetbalshirt (via de vereniging) en voetbalbroek (via de vereniging) en voetbalsokken (zelf aanschaffen).
• De overige kleding van de A-selectie en het bepalen wat daar ondervalt wordt vastgesteld door de businessclub. Verstrekking gaat via de kledingcoördinator aangesteld door DVS. De kosten daarvan zijn voor rekening van de businessclub.
• De door het DVS-bestuur aangestelde kledingcoördinator is de enige die kleding bestelt en beslist wat er eventueel moet worden vervangen.
• Met betrekking tot de overige selectie-elftallen heeft DVS een inspanningsverplichting om overige kleding in bruikleen aan spelers en begeleiding te verstrekken. Deze kleding wordt alleen besteld en verstrekt indien de kosten worden gedragen door een sponsor waar een contract mee wordt aangegaan.
• DVS heeft reservekleding (wedstrijdshirts) aangeschaft per leeftijdgroep ten behoeve van thuiswedstrijden, waarbij teams met dezelfde kleur van het tenue op bezoek komen.
• Ieder lid en ieder team wordt geacht zuinig met de verstrekte kleding om te gaan. De kosten van vermiste, in bruikleen verstrekte kleding, worden aan de gebruiker in rekening gebracht.
• De kosten voor het wassen van de wedstrijdkleding zijn voor rekening van de speler. Als het team besluit de kleding centraal te laten wassen komt dit voor rekening van het team. DVS betaalt deze kosten niet.

Wedstrijdkleding
De wedstrijdkleding bestaat altijd uit:

• Een geelzwart gestreept wedstrijdshirt volgens voorgeschreven specificatie en merk.
• Een zwart voetbalbroekje volgens voorgeschreven specificatie en merk.
• Geelzwart geringde kousen volgens voorgeschreven specificatie en merk.

Het wedstrijdshirt en het broekje worden door de vereniging aangeschaft en aan de spelers voor de periode van een seizoen in bruikleen gegeven. Bij het tussentijds of aan het einde van het seizoen bedanken als lid van de vereniging zijn betreffende leden verplicht de verstrekte kleding in te leveren bij de kledingcoördinator. Uiteraard in goede staat en gewassen.
Gebeurt dit niet, of niet op de juiste wijze, dan zullen de kosten bij het lid in rekening worden gebracht. Bij het aanvragen van overschrijving naar een andere vereniging zullen deze zaken eerst correct afgehandeld moeten zijn.

De leiders van de elftallen ondertekenen, ten behoeve van de spelers, bij de start van het seizoen een bruikleenovereenkomst. De levensduur van de wedstrijdkleding is bepaald op 4 jaar.
Aan F-pupillen en spelers van de World Cup  wordt, in het kader van laagdrempeligheid bij de werving van jeugdleden, geen bijdrage voor wedstrijdkleding gevraagd.

Indien er sprake is van shirtsponsoring door derden wordt tussen de sponsor en DVS’33 Ermelo een sponsorovereenkomst opgesteld met een looptijd van 4 jaar. De sponsor verplicht zich dan voor het betalen van het wedstrijdshirt, het broekje en (eenmalig) € 250 ten behoeve van reclame-uitingen. De vereniging is eigenaar van de kleding. De opbrengsten worden toegevoegd aan de kleding- en materiaalvoorziening van de vereniging.

Zoals al bovenstaand vermeld is iedere speler verplicht tot het dragen van de voorgeschreven DVS-kousen. Het bestuur gaat ervan uit dat de leiders en trainers hier scherp op blijven letten en afwijkend kledinggedrag niet zullen tolereren.
Op vertoon van de DVS-lidmaatschapskaart zijn de sokken voor gereduceerde prijs verkrijgbaar bij onze kledingleverancier Telstar in Harderwijk. Ook zijn de sokken bij aanvang van het seizoen te koop in de DVS-kantine.

Overige kleding spelers en begeleiding selectieteams
DVS’33 Ermelo heeft een inspanningsverplichting om onderstaande kleding, naast de wedstrijdkleding, in bruikleen te verstrekken aan de selectieteams:

• Aan de speler: trainingspak, voetbaltas.
• Aan de trainer: trainingspak, coachjas en windjammer.
• Aan de leider(s): coachjas
• Aan de grensrechter: trainingspak (zonder reclameopdruk)

Overige selectieteams zijn het eerste team van de categorieën A-junioren, B-junioren, C-junioren en D-pupillen.
Tevens het eerste en tweede team van de categorieën E-pupillen en F-pupillen en het eerste en tweede team van de categorie senioren. Dus DVS 1 en DVS 2, A1, B1, C1, D1, E1, E2, F1 en F2. Alsmede van de begeleiding de trainer (max. 1), leider (max. 1), grensrechter (max.1, vanaf de C-elftallen en hoger).
 
Alle kleding wordt aangeschaft door DVS. De middelen worden verkregen door sponsorwerving. Met de sponsor wordt een sponsorovereenkomst opgesteld met een looptijd van 4 jaar. De sponsor verplicht zich bij het aangaan van een overeenkomst tot het betalen van de kleding en de opdrukkosten.

Indien extra kleding, naast bovengenoemde kleding, door sponsors ter beschikking wordt gesteld zal dit te allen tijde aangemeld moeten worden bij het bestuur van DVS (conform het sponsorbeleid).

Reserve kleding
Het komt voor dat teams tegen tegenstanders moeten spelen met dezelfde geelzwarte kleuren. Hier zijn landelijke regels voor. Het team dat thuis speelt moet die wedstrijd in een andere kleur shirt spelen. Dit komt ook voor indien twee DVS-teams tegen elkaar moeten spelen. DVS is daarom in het bezit van reserveshirts in andere kleuren.
De reserveshirts zitten per teamset in een sporttas van de vereniging en worden beheerd door de vrijwilliger met de zorg over het materiaal. Indien een team gebruik maakt van deze reserveshirts dan draagt de leider er zorg voor dat de shirts gewassen en wel weer binnen een week bij de materiaalbeheerder worden ingeleverd. Er is een vaste opslagplaats voor.
Daarnaast beschikt DVS over reservekleding voor DVS 1 en 2. Deze kleding wordt beheerd door de leider van DVS 1 en voor A1 en B1 wordt de kleding beheerd door de leider van A1. Voor C1 en D1 wordt de kleding beheerd door de materiaalman van DVS.

Vermissing
Alle kleding wordt door DVS voor een seizoen in bruikleen gegeven. Iedere speler wordt geacht zuinig met het beschikbaar gestelde kledingpakket om te gaan. Alle kleding mag alleen gedragen worden tijdens activiteiten van DVS op trainingsavonden en zaterdagen.
Bij vermissing van kleding moet de speler de kosten betalen inclusief de eventuele opdrukkosten van reclame.
In rekening zal worden gebracht:

• Wedstrijdshirt ad.25, = euro.
• Voetbalbroekje ad.10, = euro.
• Keepersshirt ad.35, = euro.
• Keepersbroek ad.39,50 euro.
• Trainingspak ad.50, = euro.
• Coachjas ad.65, = euro.
• Windjammer ad.30, = euro
• Voetbaltas van 15, = tot 30, = euro.
• DVS’33 logo ad.3,50 euro.

Deze prijzen zijn de prijzen van seizoen 2008-2009, exclusief bedrukking.

Verantwoordelijkheden en taken

Bestuur
Het bestuur bepaalt het kledingbeleid en ziet toe op het correct toepassen van de afspraken.

Bestuurslid commerciële zaken
Het bestuurslid commerciële zaken is verantwoordelijk voor het doen van voorstellen in het kader van het kledingbeleid, het aandragen van sponsors, eventueel via de sponsorcommissie en voor het opstellen en afsluiten van nieuwe en /of verlengde sponsorcontracten. Tevens is hij verantwoordelijk voor het opstellen van een (meer)jaren begroting.

Sponsorcommissie
De sponsorcommissie is verantwoordelijk voor het werven van sponsors en het vastleggen van afspraken in een sponsorovereenkomst.

Kledingcoördinator
De kledingcoördinator is verantwoordelijk voor de uitvoering van het kledingbeleid, hij bestelt en hij registreert. Tevens ondersteunt en adviseert hij het bestuurslid commerciële zaken bij het opstellen van de (meer)jaren begroting. De kledingcoördinator heeft waardevolle inbreng op het totale kledingbeleid.

Jeugdcommissie (jeugdcoördinatoren)
Jeugdcoördinatoren verzorgen de jaarlijkse uitgifte en inname van in bruikleen verstrekte kleding bij de jeugd en stellen de kledingcoördinator op de hoogte van vermissingen. Tevens wordt een kopie van de bruikleenformulieren aan het begin van het seizoen overhandigd aan de kledingcoördinator. Verder is de jeugdcoördinator intermediair tussen leiders en de kledingcoördinator.

Penningmeester
De penningmeester draagt zorg voor het deugdelijke plannen, begrotingen over de jaren heen, het jaarlijks verantwoorden van de (te) ontvangen gelden (contributie en sponsorgelden) en uit te geven gelden aan kleding. Jaarlijkse overschotten en tekorten verlopen via de voorziening “kledingvoorziening”.

Materiaalbeheerder
De materiaalbeheerder is verantwoordelijk voor al het voetbalmateriaal buiten de kleding. Hij beheert de wedstrijd- en trainingsballen, de trainingshesjes, de pionnen, de doelnetten, de cornervlaggen en de reservekleding voor C1 en D1.

Hoe te handelen als een bedrijf jou elftal wil sponsoren met kleding en/of andere spullen?
Sponsors zijn erg belangrijk voor DVS’33 en heel leuk voor je team. Sponsoring vormt een belangrijke, onmisbare bron van inkomsten voor de vereniging en daar staat tegenover dat DVS’33 haar sponsor partners de aandacht wil geven die ze verdienen.

Dat betekent dat alle leiders, geledingen en teams van de vereniging DVS’33 Ermelo, zonder uitzondering, daaraan dienen mee te werken. Dit is in het belang van een ieder!

Bestuursbesluit
Daarom is er een bestuursbesluit genomen, zodat voortaan de enige juiste route wordt gevolgd betreffende het aanbrengen van DVS-sponsors.

Voor alle DVS-teams geldt dat als iemand een bedrijf kent dat interesse heeft in het sponsoren van een DVS team, hij of zij dit direct meldt bij het bestuurslid commerciële zaken.
Het betreffende bestuurslid zal, in samenspraak met de aandrager en de potentiële kledingsponsor, de wensen inventariseren en de kledingcoördinator in contact brengen met de potentiële sponsor die detailinformatie geeft en daarna overgaat tot bestellen.

Sponsorkleding en andere spullen
Onder sponsorkleding en spullen valt alles wat een sponsor voor je team wil verzorgen. Dit kunnen zijn shirts, broekjes, kousen, jassen, inloopshirts, tassen, bidons, mogelijk inspeelballen enz. enz.

Procedure
Het bestuur rekent op de medewerking van een ieder, zodat de procedure op een correcte wijze wordt uitgevoerd.
Onder de kop “Stappenplan sponsorkleding en -spullen” kun je punt voor punt lezen welke stappen er genomen moeten worden. Om je een indruk te geven wat er bij komt kijken en hoe belangrijk sponsors voor DVS zijn, publiceren we de complete route.

Stappenplan sponsorkleding en -spullen

Wie doet wat?
1.  Belangstelling potentiële sponsor wordt door de leider doorgegeven aan het bestuurslid commerciële zaken.
2.  Bestuurslid commerciële zaken bespreekt de belangstelling met de leider en de kandidaat sponsor.
3.  Bestuurslid commerciële zaken meldt de aanvraag bij het verenigingsbestuur.
4.  Is er sprake van sponsorkleding of andere sponsorspullen dan bespreekt het bestuurslid commerciële zaken dit met de kledingcoördinator.
5.  De kledingcoördinator doet de sponsor een voorstel betreffende opdruk, verzorgt de bestelling bij de vaste kledingleverancier, neemt de bestelde artikelen in ontvangst en stuurt de factuur, na parafering, door naar de penningmeester.
6.  De kledingcoördinator benadert de PR-commissie en benadert de betreffende leider in verband met de aflevering aan het DVS-team.
7.  De PR-commissie verzorgt de publiciteit voor de sponsor en neemt daartoe contact op met de sponsor en de leider. De PR regelt fotograaf, stukjesschrijver en overlegt met sponsor en leider waar en wanneer de PR-actie kan plaatsvinden.
8.  De PR-commissie verspreidt het redactionele stuk en fotografie over media als www.dvs33.nl, clubblad, kranten en zorgt dat het bestuurslid communicatie en PR op de hoogte wordt gehouden van publicaties in genoemde media.
9.  Het bestuurslid commerciële zaken verzorgt de after sales.

Het is een hele procedure maar als iedereen zich houdt aan dit stappenplan dan zal er niets vergeten worden en loopt de procedure zoals het hoort. Dan is de vereniging weer een sponsor rijker en de sponsor is tevreden.
Het bestuur dringt aan op een correcte navolging van de regels.

Ermelo, 6 maart 2009

Bestuur DVS’33 Ermelo

Terug